Heidelberg

Telefonzentrale und Empfang Hauptverwaltung Heidelberg:

• Du bist die freundliche Stimme unseres Unternehmens, gibst Auskunft über die richtigen Ansprechpartner oder leitest Anrufe weiter.
• Unsere Gäste empfängst Du professionell und hilfsbereit und sorgst für einen positiven Eindruck.
• Im Zusammenspiel mit der Telefonzentrale ist zudem die Bearbeitung des "Info"-Email-Postfaches eine Deiner wesentlichen Aufgaben.

Büro- und Besprechungs-Organisation:

• Du kümmerst Dich um die Bestandsverwaltung und die Bestellungen für den Bürobedarf, wie z.B. Büromaterialien, Getränke, Kaffee, etc.
• Darüber hinaus sorgst Du für die Vor- und Nachbereitung von Bewirtungen und die Bestückung unserer Besprechungsräume.

Allgemeine Verwaltung:

• Bei Dir laufen die Fäden zusammen. Du bearbeitest den Postein- und -ausgang, koordinierst die Annahme von Paketlieferungen und unterstützt bei anderen verwaltenden Aufgaben, wie z.B. das Einscannen von Rechnungen oder die Unterstützung bei der Archivierung.
• Du sorgst dafür, dass unser Büro stets in einem ordentlichen und gepflegten Zustand ist und bist der Ansprechpartner für unsere Reinigungskräfte und übernimmst die Koordination von Serviceterminen und Handwerkern.

Vertretungstätigkeit:

• Bei Urlaub oder sonstiger Abwesenheit übernimmst Du die Vertretung unseres Fuhrparkmanagements.

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Aufgabe
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und Pragmatismus
• Hohe Eigeninitiative, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Freude an unterschiedlichen Aufgaben und eine gute Auffassungsgabe
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse wünschenswert