Office Manager (m/w/d)
für das Hamburger MachWerk in Teilzeit, mindestens 30h oder in Vollzeit – ab sofort in Hamburg gesucht.
Darum geht es bei uns
Die Impulse Medien GmbH unterstützt mittelständische Unternehmerinnen und Unternehmer mit Ideen, Know-how und einem starken Netzwerk dabei, ihr Geschäft erfolgreich voranzubringen und sich persönlich weiterzuentwickeln. 1980 als Magazin gegründet, hat impulse tausende Unternehmerfamilien über Generationen hinweg begleitet. Im Jahr 2013 gelang es dem damaligen Chefredakteur Nikolaus Förster, die Marke aus dem Gruner+Jahr-Konzern herauszulösen und selbst Unternehmer zu werden. Er gründete die Impulse Medien GmbH, die heute über 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Er entwickelte die Marke zu einem lebendigen Netzwerk für Menschen weiter, die Lust haben, eigene Ideen umzusetzen – getreu dem impulse-Motto "Mach es!" Neben Magazinen, Büchern und digitalen Inhalten veranstaltet impulse inspirierende Workshops, exklusive Unternehmensbesuche und Unternehmerreisen. Die Marke setzt auf langjährige Kundenbeziehungen, große Praxisnähe und unternehmerischen Freiraum.
Das könnten Deine Aufgaben sein
- Gebäudemanagement
- Koordination von Wartungs- und Reparaturarbeiten
- Kommunikation mit der Hausverwaltung, mit Handwerkern und Technikern
- Arbeitsplatzsicherheit und -gesundheit: Sicherstellen, dass alle Sicherheits- und Gesundheitsrichtlinien eingehalten werden; Steuerung unseres externen Sicherheitsbeauftragten
- Koordination von Dienstleistern für Reinigung
- Administrative Aufgaben
- Angebots- und Vertragsmanagement mit den unterschiedlichen Gewerken, u.a. auch Versicherungen, wie z. B. Hausrat, Haftpflicht
- Bürobedarf: Bestandskontrolle und Bestellung von Büromaterial und -ausstattung
- IT-Unterstützung
- Technische Unterstützung: Erste Anlaufstelle für KollegInnen sowie KundInnen bei technischen Anfragen und Problemlösungen vor Ort
- IT- und Netzwerktechnik: Aufrechterhaltung und Ausbau der IT-Infrastruktur, einschließlich Verkabelung, Netzwerkgeräten und Telekommunikationssystemen und Koordination mit der IT-Abteilung
- Veranstaltungsbetreuung
- Empfang und Gästebetreuung: Empfang von Besuchern und Vorbereitung von Besprechungsräumen
- Bereitstellung von Materialien und Technik: Sicherstellung, dass alle notwendigen Materialien und die technische Ausstattung für Seminare zur Verfügung stehen
- Koordination der Raumnutzung: Planung und Überwachung der Belegung von Veranstaltungs- und Seminarräumen
- MachWerk-Führungen und Bereitstellung von Informationen zur Vermietung
Herzlich Willkommen – bei mir sind Sie richtig
8 Uhr: Du bist die oder der Erste im knapp 1.000 qm großen MachWerk , entschärfst die Alarmanlage – und stellst Deine innere Alarmanlage scharf: Ist hier alles in Ordnung? Auf Deiner morgendlichen Tour durch die bunten Räume entgeht nichts Deinem kritischen Blick: Wie geht es den vielen Pflanzen? Funktioniert alles? Wo fehlt was? Deine Liebe für Ordnung und fürs Detail kommen hier voll zum Einsatz. Gleich kommen auch schon die KundInnen, die mit dem "Mach-es-Raum" unseren größten Seminarraum für einen Team-Workshop gebucht haben. Dafür hast Du gestern schon alles vorbereitet: Getränke sind parat, Technik steht, nur noch Knopf an. Passt also.
8:30 Uhr: Die Workshop-KundInnen willkommen heißen und wie immer in erstaunte Gesichter blicken – denn so ein bunt und kreativ gestaltetes Gebäude haben sie selten gesehen. Kurze Einweisung, fragen, ob alles passt. Ja? Dann kann der Workshop ja starten – und Du stehst schon parat für Deinen nächsten Einsatz: Heute kommt unser Arbeitssicherheitsbeauftragte, der mit Dir die Anpassungen im Gebäude durchgehen möchte. Die Anforderungen kennst Du bereits von vorherigen Jobs aus dem Effefff und freust Dich, hier Deine Erfahrungen einbringen zu können.
Am Nachmittag kümmerst Du Dich um das "ToDo der Woche aus der MachWerk-Teamumfrage": Die Anleitungen für die technische Ausstattung der verschiedenen Arbeitsplätze zu erstellen, heute sind die Workshopräume dran. Wie gut, dass Du technikaffin bist und Freude daran hast, auch hier für Ordnung und Klarheit fürs Team zu sorgen. Die KollegInnen schätzen Dich hier als erste/n AnsprechpartnerIn.
Heute ist wieder Freitag? Zeit, um noch einmal auf die nächste Woche zu schauen: Montag Termin mit der Hausverwaltung, Dienstag hat sich die Elektrikfirma angemeldet, um neue Lichter in der "Oase" zu installieren, Mittwoch steht der Pizzalunch fürs Team auf dem Plan (Wie viele haben sich angemeldet?), Donnerstag haben wir einen Filmdreh, die wollen schon um 7:00 Uhr starten (überprüfen, ob alle Eckpunkte geklärt sind), Freitag – Zeit, wiederkehrende To-dos zu erledigen und Liegengebliebenes abzuarbeiten. Wieder viel los nächste Woche, aber so magst du das – und startest gut gelaunt ins Wochenende.
Das bringst Du mit
- eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- idealerweise (mehrere Jahre) Erfahrung im Officemanagement
- Du bist digital- und technikaffin und kannst Dich schnell in neue IT-Systeme einarbeiten.
- Du arbeitest strukturiert und kannst sehr gut organisieren – auch Dich selbst
- Du setzt Deine Aufgaben sorgfältig und zuverlässig um, auch wenn es hektisch wird oder Deine To-do-Liste endlos scheint
- Dich erfüllt es, wenn die Zusammenarbeit im Team sehr gut läuft, weil Du ein kommunikativer Mensch bist, lösungsorientiert handelst und mitdenkst
- ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und eine serviceorientierte Einstellung. Du hast immer ein offenes Ohr für die KollegInnen und bist gerne für sie da
Das bieten wir Dir
- 30 Tage Urlaub plus Weihnachten und Silvester frei
- Überstundenausgleich durch Freizeit
- Ausstattung für mobiles Arbeiten
- Hamburgs schönstes Büro: das Hamburger MachWerk
Das erwartet Dich
bei uns
Was wir noch vorhaben
Interesse? Dann nimm Kontakt zu uns auf
Tina , HR‑Managerin
Schreib uns an bewerbung@impulse.de. Schick uns gerne einen aktuellen Lebenslauf, Deine Gehaltsvorstellung und das früheste Eintrittsdatum zu.
Wir melden uns dann kurzfristig bei Dir und informieren Dich, wie es weitergeht.
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